对一般用户而言，先要考虑的是所实际需要的分机和外线的数量，这两因素决定交换机的配置，配置大小也决定了设备的价格。
无论国产还是进口电话交换机，由于都是采用模块化设计，一般一块外线板可接外线4门，一块分机板可接分机8门。在小型的集团电话中，大多都是以这样的板块配置为主。大一些的数字交换机，也有很多有8门的外线板，16个分机端口的分机板。根据这个原则，用户应该能计算出自己应该选购集团电话的配置。譬如：公司需要25个分机，那也要选择分机端口为32的分机，不用的端口空余就可以了。
选好自己实际需要的配置后，用户还要考虑是否要遇留、近的将来是否需要增加分机或者外线的数量，也就是说，将来需不需要扩容。如果要考虑将来会扩大分机以及外线的数量，那么一定要选购足够将来扩容需要的机箱。也就是说，目前配置是多大，将来能扩容到多大。
集团电话交换机的功能是比较多的，但是对于普通用户而言，主要用到的是电话呼入自动应答的话务员、分机等级、分机号码的个性化编排、来电显示、分机计费等等。另外一些细小的功能也值得用户注意，比如大多数的国产交换机分机其实是不支持重拨的，进口交换机可以在拨号的时候采用速拨（比如拨一个3位数的号码替代一个很长的外线电话号码）等等。选用使用功能较强的设备可以让你的工作真正事半功倍。
用户还要注意，国产集团电话的PC机型（即可以连接电脑）一般有后备电池的接口，但是停电后不能转移。普通机型停电后外线会转到系统默认的前4（一般只转4个）端口，这4个端口也就成为了4条直拨电话，可以正常使用。所以如果您选择了PC机型，您所在的区域易停电，您的外线电话又比较重要，那么一定要考虑给您的集团电话交换机配备后备电池，保证停电正常使用。
随着IT产业的发展，电话交换机的使用也越来越个性化，其中一个重要的标志就是背景音乐。和手机的彩铃一样，更多厂家已经注重了和弦背景音乐的应用。只是有很多都还不是很理想。不过，目前很多电话交换机都具有了外接音乐接口，用户可以自行连接电脑、MP3、或者使用厂家专门生产的音乐自动播放盒等播放喜欢的音乐。
尽管交换机的功能众多，真正用户长用的、实用的并不是很多，只要您认真了解，不一定花很多的钱就可以买到一款你称心如意的。
